Mange danske virksomheder kender stadig deres ERP-system som “Navision”. Det navn sidder dybt i rygraden på dem, der har brugt det i årevis. Men i 2018 tog Microsoft en beslutning, der sendte Navision på pension – i hvert fald hvad navnet angår.
Navision blev til Dynamics NAV – og så til Business Central
For at forstå skiftet til Business Central skal vi lige spole tiden lidt tilbage. Navision startede som et dansk produkt – udviklet i Danmark, til danske virksomheder. Det blev hurtigt populært, fordi det var relativt enkelt at bruge, og fordi det passede godt til små og mellemstore virksomheder.
Microsoft købte Navision i 2002, og produktet skiftede navn til Microsoft Dynamics NAV. Funktionaliteten voksede støt, men kernen var den samme: et solidt ERP-system, der kunne håndtere økonomi, lager, salg og meget mere.
Hvad skete der så i 2018?
Den 2. april 2018 frigav Microsoft Navision Business Central som en cloud-udgave. Et halvt år senere – den 1. oktober 2018 – kom on-premises-udgaven. Tidspunktet var ikke tilfældigt. Det passede nogenlunde med den cyklus, Microsoft normalt brugte til nye versioner af Dynamics NAV.
Men det var mere end bare en ny version. Det var et strategisk skifte. Microsoft havde allerede i 2017 annonceret, at de ville være en “cloud-first” organisation, og det skulle deres produkter også afspejle. Navision-æraen var slut – velkommen til Dynamics 365 Business Central.
Er det bare et nyt navn?
Nej, det er det ikke. Og det er her, mange virksomheder bliver overraskede. Business Central er i sin kerne en videreudvikling af Dynamics NAV, men der er sket markante ændringer i alt fra licensmodel til udviklingsmiljø.
Tænk på det lidt som at skifte fra en gammel trofast stationcar til en ny elbil. Rattet sidder stadig det samme sted, og du kan stadig komme fra A til B – men under motorhjelmen er alting anderledes.
Licensmodellen blev vendt på hovedet
En af de mest mærkbare ændringer for virksomhederne handler om licenser. Med den gamle Dynamics NAV-model – den såkaldte Perpetual-model – købte man samtidige brugere. Det betød, at en virksomhed med licens til 20 samtidige brugere sagtens kunne have 30 eller 40 ansatte i systemet, så længe de ikke alle var logget på samtidig. Det var praktisk for virksomheder med montører, sælgere eller andre medarbejdere, der kun brugte systemet i perioder.
Med Business Central er modellen ændret til navngivne brugere. Alle, der skal bruge systemet, skal have deres egen licens. Ingen deling, ingen rotation.
Hvad betyder det i praksis for din virksomhed?
Når du skifter fra en NAV-licens til Business Central, kan du få 3 navngivne brugere for hver 1 samtidig bruger. Har du brugere med begrænset adgang, er forholdet det samme – 3 Team Members for hver 1 begrænset bruger. Det lyder umiddelbart generøst, men det kræver, at man sætter sig ned og regner på, hvem der reelt har brug for adgang.
Det er en øvelse, de fleste virksomheder bør tage alvorligt, inden de skifter. For det kan hurtigt blive dyrere end forventet, hvis man ikke har styr på sine brugerbehov. Logosconsult kan rådgive om de konkrete licensforhold – og det er faktisk en god idé at få den snak tidligt i processen.
Extensions – en ny måde at tilpasse systemet på
Med de nyere udgaver af Business Central ændrede Microsoft også udviklingsmiljøet fundamentalt. Tilpasninger af programmet skal nu laves som Extensions – eller “udvidelser” på dansk.
Hvorfor valgte Microsoft den vej?
Kort sagt: fordi det gør opdateringer langt enklere. Tidligere var tilpasninger ofte vævet dybt ind i kernen af programmet. Det betød, at hver gang der kom en ny version, skulle alle tilpasninger gennemgås og ofte laves om. Det var tidskrævende, dyrt og en kilde til frustration.
Med Extensions lever tilpasningerne i deres eget lag oven på standardprogrammet. Når Microsoft ruller en opdatering ud, kan hovedprogrammet opdateres uden at røre ved dine tilpasninger. Det er en elegant løsning på et problem, der har plaget ERP-verdenen i årtier.
Automatiske opdateringer – velsignelse eller forbandelse?
Med Business Central som SaaS-løsning (Software as a Service) opdateres programmet løbende og automatisk. Microsoft giver adgang til en preview-udgave 2-3 måneder før den skarpe version, så man kan teste sine Extensions og apps.
For nogle virksomheder er det en lettelse. De slipper for de store, dyre opdateringsprojekter, der kunne strække sig over måneder. For andre kan det føles som at miste kontrollen. Men sådan er retningen – ikke bare for Microsoft, men for hele softwarebranchen.
Det er værd at nævne, at Business Central stadig fås i en on-premises-udgave for virksomheder, der foretrækker at have data og drift på egne servere. Så valget er der – men Microsofts langsigtede fokus peger i skyen.
Skal du skifte – og hvornår?
Hvis din virksomhed stadig kører på en ældre version af Dynamics NAV, er spørgsmålet ikke længere om du skal skifte, men hvornår. Microsoft investerer ikke længere i udviklingen af Dynamics NAV, og på et tidspunkt stopper supporten helt.
Det betyder ikke, at du skal skynde dig i panik. Men det betyder, at du bør begynde at tænke over det nu. Og det er ikke kun et teknisk spørgsmål. Det handler om, hvilken retning din virksomhed skal bevæge sig i de næste fem til ti år.
Er du klar til cloud? Har du brug for de nye integrationsmuligheder? Og passer licensmodellen til din organisation?
Det er de spørgsmål, der er værd at stille sig selv – helst før presset bliver for stort, og man ender med at træffe en forhastet beslutning. For skiftet fra Navision til Business Central er ikke bare en opgradering. Det er et strategisk valg, der fortjener en strategisk tilgang.
